Prioriter eksisterende bestillinger, alternative tider og kundebeskjeder når en ansatt får fravær. Med en praktisk kontrolliste for bookingansvarlig.
Skrevet og kvalitetssikret av Tase-redaksjonen
Sist faglig vurdert . Guidene vurderer konkrete arbeidsflyter for norske timebaserte virksomheter. Vi skiller mellom produktkrav, praktiske anbefalinger og forhold som må avklares med regnskapsfører eller juridisk rådgiver.
En behandler blir borte fra arbeid, og kalenderen er full de neste tre dagene. Hvis dere bare stenger for nye bestillinger, har dere fortsatt et problem med dem som allerede har time. Hvis dere flytter alt automatisk, kan kunder ende hos feil person eller på tider de ikke har godtatt.
Skill derfor kapasiteten fremover fra oppfølgingen av eksisterende avtaler. Bestem hvem som kontakter kundene og hvem som holder oversikten. Del ikke årsaken til fraværet utover det som er nødvendig; kunden trenger først og fremst en løsning på sin egen bestilling.
Lag én liste over berørte avtaler
Avgrens periode og behandler, og finn bestillingene som faktisk trenger avklaring. Noter status som ikke kontaktet, tilbudt alternativ, bekreftet flyttet eller avbestilt. Unngå parallelle lister som flere ansatte endrer hver for seg.
| Kontroll | Hvorfor det betyr noe |
|---|---|
| Tjeneste og varighet | Alternativ time må ha riktig kapasitet |
| Kompetanse | Ikke alle ansatte kan utføre samme oppgave |
| Rom og utstyr | Ledig ansatt betyr ikke alltid ledig behandling |
| Kundens bekreftelse | Et tilbud om ny time er ikke en avtalt endring |
| Betaling eller depositum | Må følge riktig bestilling videre |
Bruk bare nødvendige opplysninger i arbeidslisten. En oversikt over berørte timer bør ikke bli en ny kopi av sensitive kundenotater. Se kundeprofil i bestillingssystem for hvordan informasjonen kan avgrenses til oppgaven.
Foreslå alternativer før du flytter
Kontroller at en annen ansatt har relevant kompetanse og at avtalen kan gjennomføres med riktig varighet og ressurs. Gi kunden et tydelig alternativ og en måte å svare på. Noter hvem som bekreftet endringen og når.
Hvis kunden ikke svarer, må bestillingen fortsatt ha en tydelig status og ansvarlig. Ikke marker en time som løst bare fordi en melding ble sendt. Unngå også å frigjøre en plass som fortsatt er tilbudt en bestemt kunde, uten en avtalt rutine.
Kontroller påminnelser og betaling etterpå
En korrekt endring skal slå gjennom i kalender, kundebeskjed og eventuell betalingstilknytning. Test at kunden ikke får påminnelse om den gamle timen, og at depositum ikke blir hengende på en avbestilling.
Når dere vurderer Tase, ta med tre fiktive timer: én som flyttes, én som avbestilles og én som fortsatt venter på svar. Be om å se statusene og oppfølgingen samlet. Det gir et bedre beslutningsgrunnlag enn bare å vise en tom kalender med ledige timer.
Bestill demonstrasjon
Har du en bestillingsflyt Tase bør forstå?
Vi samler konkrete behov fra salonger, klinikker, behandlere og treningskonsepter: ansatte, rom, depositum, klippekort, medlemskap, påminnelser, venteliste, selvinnsjekk og betaling.
Bestill demonstrasjonMer av produktet
Nettbestilling
Mobilvennlig nettbestilling der kunder velger tjeneste, ressurs, tid, depositum og betaling uten å vente på svar.
Kalender og ansattvisning
Ansattkalender, arbeidstid, rom, stoler, buffere, ferie, betalingsstatus og beskyttelse mot dobbeltbestilling i én operativ visning.
Depositum, pakker og medlemskap
Depositum, gebyr ved uteblivelse, forhåndsbetalte pakker, gavekort, medlemskap og nettbetaling knyttet direkte til hver bestilling.
Kundeprofil og markedsføring
Kundeprofil, behandlingshistorikk, bilder, notater, samtykke, selvinnsjekk, tilbakehenting og omtaleforespørsel etter besøket.