En ledig time i kalenderen er ikke nok når avtalen krever flere ressurser. Kontroller tilgjengeligheten før, under og etter bestillingen.
Skrevet og kvalitetssikret av Tase-redaksjonen
Sist faglig vurdert . Guidene vurderer konkrete arbeidsflyter for norske timebaserte virksomheter. Vi skiller mellom produktkrav, praktiske anbefalinger og forhold som må avklares med regnskapsfører eller juridisk rådgiver.
En kunde finner en ledig medarbeider, men rommet er fortsatt i bruk. Eller neste avtale starter før utstyret er gjort klart. Slike dobbeltbookinger oppstår når bestillingen reserverer færre ressurser enn arbeidet krever.
Definer ressursbehovet per tjeneste. Skill kundens tid fra forberedelse og etterarbeid, og avklar hvem eller hva som må være opptatt i hver del.
Del tiden inn etter oppgave
For en illustrativ veiledningstime kan dere trenge ti minutter forberedelse, 45 minutter med kunden og ti minutter rydding av rommet. Det betyr ikke automatisk at medarbeideren må blokkeres i nøyaktig samme tidsrom som rommet.
| Tidsrom | Medarbeider | Rom |
|---|---|---|
| 09.50–10.00 | Forberedelse | Kanskje tilgjengelig til annet, avhengig av oppgaven |
| 10.00–10.45 | Kundetime | Reservert |
| 10.45–10.55 | Eventuelt etterarbeid | Rydding og klargjøring |
Avklar den faktiske arbeidsformen før dere setter regler. Hvis samme person både må rydde og gjøre etterarbeid, kan oppgavene ikke overlappe bare fordi kalenderen lar dem gjøre det.
Test samspillet mellom ressursene
En time skal bare tilbys når alle nødvendige ressurser er tilgjengelige i de relevante periodene. Utstyr som følger rommet, kan være én samlet ressurs. Delt utstyr som flyttes mellom rom, kan kreve en egen reservasjon.
Kontroller også hva som skjer når én ressurs blir utilgjengelig. Kan bestillingen flyttes uten at medarbeider, rom og kundemelding kommer ut av takt? Ikke anta at en flyttet kalenderblokk oppdaterer alle tilknytninger.
Bruk et vanskelig eksempel i demonstrasjonen
Legg to avtaler ved siden av hverandre, med samme rom og forskjellige medarbeidere. Øk deretter ryddetiden på den første tjenesten. Systemet bør gjøre konflikten forståelig, men fremgangsmåten må undersøkes i løsningen dere vurderer.
Prøv også avbestilling, forsinket oppmøte og en avtale som varer lenger enn planlagt. Bestem hvilke situasjoner som trenger manuell vurdering. Et fullt automatisk forslag er ikke nødvendigvis riktig hvis det flytter andre kunders avtaler uten avklaring.
La kundeinformasjonen støtte oppgaven
Kunden bør se starttid, forventet varighet og relevant forberedelse, uten å få hele den interne ressursplanen. Kundeprofilen bør inneholde nødvendige opplysninger, ikke et ukritisk arkiv av gamle notater.
Ved systembytte må kundeimporten og personvernet i bestillingen vurderes separat fra ressursreglene.
Tase utforsker løsninger for enklere bestilling. Beskriv tjenestene og ressurskonflikten med et oppdiktet timeeksempel. Be om å se faktisk støtte for behovet før dere baserer driften på en ny regel.
Bestill demonstrasjon
Har du en bestillingsflyt Tase bør forstå?
Vi samler konkrete behov fra salonger, klinikker, behandlere og treningskonsepter: ansatte, rom, depositum, klippekort, medlemskap, påminnelser, venteliste, selvinnsjekk og betaling.
Bestill demonstrasjonMer av produktet
Nettbestilling
Mobilvennlig nettbestilling der kunder velger tjeneste, ressurs, tid, depositum og betaling uten å vente på svar.
Kalender og ansattvisning
Ansattkalender, arbeidstid, rom, stoler, buffere, ferie, betalingsstatus og beskyttelse mot dobbeltbestilling i én operativ visning.
Depositum, pakker og medlemskap
Depositum, gebyr ved uteblivelse, forhåndsbetalte pakker, gavekort, medlemskap og nettbetaling knyttet direkte til hver bestilling.
Kundeprofil og markedsføring
Kundeprofil, behandlingshistorikk, bilder, notater, samtykke, selvinnsjekk, tilbakehenting og omtaleforespørsel etter besøket.