Dagsoppgjør for timebestilling

Et dagsoppgjør for timebestilling skal forklare både hvilke tjenester som er utført, og hvordan de er gjort opp. Kalenderen, betalingsoversikten og bankkontoen viser ulike deler av historien. De trenger ikke ha samme totalsum samme dag.

Eksempel: tre timer og et nytt forskudd

En salong har følgende besøk. Beløpene er kundenes avtalte totalpriser; eksemplet fordeler ikke MVA.

I tillegg betaler en annen kunde 300 kroner i forskudd for en time neste uke. Dagens nye betalinger blir dermed 2 100 kroner, selv om dagens utførte tjenester har en samlet pris på 2 400 kroner.

Forskjellen er forklarlig: 600 kroner er gjort opp med tidligere betalt verdi, mens 300 kroner gjelder et fremtidig besøk. Ikke endre salgsbeløpet for å få det lik betalingssummen.

Kontroller fire spor

1. Timen: Er tjenesten utført, avlyst eller flyttet?
2. Salgsdokumentasjonen: Stemmer tjeneste, pris, rabatt og avgiftsbehandling?
3. Betalingen: Gjelder beløpet dagens besøk, et forskudd eller en refusjon?
4. Oppgjøret: Når og med hvilke gebyrer blir pengene utbetalt til banken?

Se Vipps ved bestilling og terminalbetaling for de enkelte betalingsløpene. En bekreftet time er ikke i seg selv bevis på betaling.

Avklar avvik mens dagen er fersk

La den som avslutter dagen gå gjennom manglende betalinger, manuelle rabatter, refusjoner og gjenstående forskudd. Noter referanse, beløp og hvem som følger opp. En avlyst time skal ikke automatisk bli et gebyrkrav; avtalen og situasjonen må først vurderes.

Når et kortoppgjør kommer senere, må det knyttes til riktig salgsperiode. Gebyret er en egen forklaring på at bankinnbetalingen kan være lavere enn betalingene som kundene gjennomførte.

Fra booking til regnskap

Ved oppsett av Tase bør dere avklare hvilke referanser og rapporter som følger betalingsflyten videre. ReAIs kassasystem er relevant når virksomheten vil samle salg og økonomi. Avklar det konkrete oppsettet før dere legger automatisering til grunn.

Hvis behovet er hjelp til dagsoppgjør, forskudd og løpende kontroll, kan Aiak bistå med kasse og regnskapsoppsett. Det er en separat tjeneste fra selve timebestillingen.

Ta med ett vanlig besøk, et gavekortkjøp og en avlysning når dere diskuterer bookingflyten med Tase. Da blir samtalen konkret nok til å avdekke hvilke overføringer som faktisk trengs.