Gruppebestilling

Gruppebestilling er først og fremst et praktisk verktøy for konsepter med flere deltakere. Poenget er ikke å digitalisere kalenderen for syns skyld, men å fylle grupper uten regneark og manuelle meldinger. Når bestillingen skjer på en strukturert måte, blir det også enklere å følge opp kunden etterpå.

Hva systemet bør håndtere

Slik passer det inn i Tase

Tase bør samle kundeprofil og oppfølging , færre uteblivelser og kalender for ansatte og rom i én flyt. For kunden skal det føles som en enkel bestilling. For virksomheten skal det føles som mindre manuelt arbeid, bedre oversikt og færre løse tråder.

Det viktigste er at systemet bør vise ledige plasser og håndtere avbestilling ryddig. Hvis systemet bare viser en kalender, men ikke forstår reglene rundt tjenesten, blir ansatte raskt nødt til å rydde opp manuelt.

Spørsmål før du velger løsning

• Kan kunden finne riktig tjeneste uten å ringe først?
• Kan ansatte endre kapasitet uten å ødelegge nettbestillingen?
• Viser systemet betaling, depositum og avbestillingsfrist tydelig?
• Støtter løsningen oppfølging etter timen, ikke bare selve bestillingen?

Les også om Fra bestilling til betaling og Gebyr ved uteblivelse hvis du vil se hvordan samme bestillingsflyt kan brukes i andre deler av virksomheten.

Slik bør virksomheten vurdere dette

Gruppebestilling bør vurderes ut fra hverdagen til ansatte og kunder, ikke bare ut fra om systemet har en kalender. For timebaserte virksomheter er målet at kunden finner riktig tjeneste, velger et tidspunkt som faktisk passer, får riktig informasjon og kan endre eller bekrefte uten at resepsjonen må rydde opp manuelt.

Når gruppebestilling fungerer godt, blir kapasiteten mer forutsigbar. Ansatte ser hva som kommer, kunden vet hva som gjelder, og betaling, depositum, gavekort eller klippekort kan kobles til samme bestilling.

Kontrollpunkter før du velger løsning

Vanlige feil

Den vanligste feilen er å publisere ledige tider uten å tenke gjennom reglene bak. Da kan kunden bestille noe som ikke passer med rom, kompetanse, forberedelser eller betaling. En annen feil er å gjøre nettbestillingen for generell, slik at ansatte må ringe kunden etterpå for å avklare detaljer.

Bruk derfor gruppebestilling som en del av hele kundereisen: før timen, under besøket og etter betalingen.

Relaterte guider

• Faktura etter time
• Kortbetaling ved timebestilling
• Buffer mellom timer