Helseopplysninger ved bestilling bør være relevante, tydelige og synlige bare for de ansatte som trenger dem.
Skrevet og kvalitetssikret av Tase-redaksjonen
Sist faglig vurdert . Guidene vurderer konkrete arbeidsflyter for norske timebaserte virksomheter. Vi skiller mellom produktkrav, praktiske anbefalinger og forhold som må avklares med regnskapsfører eller juridisk rådgiver.
Helseopplysninger ved bestilling er opplysninger om personlige forhold som krever særskilt varsomhet. Et bestillingssystem bør ikke be alle kunder beskrive helsen sin «for sikkerhets skyld». Spør bare når svaret er nødvendig for den konkrete tjenesten, og sørg for at virksomheten har avklart lovlig grunnlag, tilgang og lagringstid.
Guiden gir praktiske kontrollpunkter, ikke en juridisk vurdering av den enkelte klinikken. Helseopplysninger er en særlig kategori personopplysninger, og virksomheten må både ha behandlingsgrunnlag etter artikkel 6 og oppfylle et relevant unntak etter artikkel 9. Se Datatilsynets oppdaterte veiledning om behandlingsgrunnlag før skjemaet publiseres.
Hvilke spørsmål hører hjemme i bestillingen?
Bruk bestillingssteget til informasjon som må være kjent før timen kan bekreftes eller forberedes. Mer detaljerte opplysninger kan ofte innhentes senere i en sikrere og mer egnet arbeidsflyt.
| Vurdering | Praktisk spørsmål |
|---|---|
| Nødvendighet | Kan timen leveres uten at kunden svarer nå? |
| Relevans | Er spørsmålet knyttet til den valgte tjenesten? |
| Tidspunkt | Må svaret foreligge før bestilling, eller holder det før oppmøte? |
| Mottaker | Hvilken rolle trenger svaret for å utføre arbeidet? |
| Lagring | Når skal opplysningen oppdateres, arkiveres eller slettes? |
Et felt om allergier kan for eksempel være relevant for én behandling og irrelevant for en annen. Tjenestestyrte skjemaer reduserer både belastningen for kunden og mengden sensitive data virksomheten må beskytte.
Tilgang må følge arbeidsoppgaven
Helseopplysninger bør ikke ligge i fritekst som hele virksomheten kan søke i. Kalenderoversikten kan vise at behandleren må kontrollere et skjema, mens selve svaret bare er tilgjengelig for autoriserte roller. Tilganger bør logges, gjennomgås og fjernes når ansatte bytter oppgave eller slutter.
Datatilsynet anbefaler tilgang etter tjenstlig behov. Det bør også gjelde eksport, integrasjoner og supporttilgang, ikke bare det ansatte ser på skjermen.
Unngå sensitive detaljer i varsler
En SMS kan gjerne minne om tidspunkt og praktiske forberedelser, men bør ikke avsløre diagnose, behandlingsårsak eller andre sensitive detaljer på en låst skjerm. Bruk nøytralt tjenestenavn når det er nødvendig, og lenk til en innlogget flate for mer informasjon.
Hold helseopplysninger adskilt fra markedsføring. At kunden har gitt nødvendig informasjon for å motta en tjeneste, betyr ikke at opplysningen kan brukes til segmentering eller kampanjer.
Les også personvern i bestilling og allergier og preferanser før kundeprofil og skjema settes opp.
Bestill demonstrasjon
Har du en bestillingsflyt Tase bør forstå?
Vi samler konkrete behov fra salonger, klinikker, behandlere og treningskonsepter: ansatte, rom, depositum, klippekort, medlemskap, påminnelser, venteliste, selvinnsjekk og betaling.
Bestill demonstrasjonMer av produktet
Nettbestilling
Mobilvennlig nettbestilling der kunder velger tjeneste, ressurs, tid, depositum og betaling uten å vente på svar.
Kalender og ansattvisning
Ansattkalender, arbeidstid, rom, stoler, buffere, ferie, betalingsstatus og beskyttelse mot dobbeltbestilling i én operativ visning.
Depositum, pakker og medlemskap
Depositum, gebyr ved uteblivelse, forhåndsbetalte pakker, gavekort, medlemskap og nettbetaling knyttet direkte til hver bestilling.
Kundeprofil og markedsføring
Kundeprofil, behandlingshistorikk, bilder, notater, samtykke, selvinnsjekk, tilbakehenting og omtaleforespørsel etter besøket.