Et gebyr ved uteblivelse bør være lett å forstå og konsekvent håndtert i bestillingssystemet.
Skrevet og kvalitetssikret av Tase-redaksjonen
Sist faglig vurdert . Guidene vurderer konkrete arbeidsflyter for norske timebaserte virksomheter. Vi skiller mellom produktkrav, praktiske anbefalinger og forhold som må avklares med regnskapsfører eller juridisk rådgiver.
Et gebyr ved uteblivelse skal ikke komme som en overraskelse etter at kunden har glemt timen. Regelen bør være tydelig før bestilling, gjentas i bekreftelsen og støttes av en påminnelse som gir kunden en reell mulighet til å flytte eller avbestille.
Denne guiden beskriver systemflyten, ikke om et bestemt gebyr er juridisk gyldig. Virksomheten bør kvalitetssikre beløp, vilkår og unntak for sine tjenester før regelen tas i bruk.
Før systemet kan beregne et gebyr
| Grunnlag | Hva som må kunne dokumenteres |
|---|---|
| Akseptert regel | Hvilken tekst kunden så og når bestillingen ble bekreftet. |
| Avbestillingsfrist | Eksakt frist beregnet fra tidspunktet for timen. |
| Varsling | Hvilke bekreftelser og påminnelser som ble sendt, og leveringsstatus. |
| Hendelse | Om kunden uteble, avbestilte sent eller kontaktet virksomheten. |
| Beløp | Hvordan gebyret ble bestemt for den aktuelle tjenesten. |
| Unntak | Hvem som endret utfallet, hvorfor og når. |
Skill automatikk fra vurdering
Systemet kan markere at en time oppfyller den tekniske regelen for sent avbud eller uteblivelse. Det betyr ikke at alle saker bør belastes uten kontroll. Sykdom, feil i varsling, endret time eller feilregistrert oppmøte kan kreve manuell vurdering.
En ansvarlig ansatt bør derfor kunne se hendelsesforløpet, fra opprinnelig bestilling til påminnelse og oppmøtestatus, før gebyret sendes til betaling eller faktura. En korreksjon må være sporbar og reversere riktig økonomisk post.
Betaling og regnskap må henge sammen
Hvis gebyret trekkes fra et depositum, faktureres eller betales med lenke, bør betalingsreferansen kobles til den opprinnelige timen. Ansatte må kunne skille et uteblivelsesgebyr fra betaling for en gjennomført tjeneste, og beløpet må kunne avstemmes i dagsoppgjøret.
Test også hva som skjer når gebyret krediteres eller refunderes. Les fakturagrunnlag fra bestilling og dagsoppgjør for timebestilling .
Den beste forebyggingen er fortsatt en tydelig bestilling og en handlingsrettet påminnelse. Se avbestillingsregler og færre uteblivelser .
Bestill demonstrasjon
Har du en bestillingsflyt Tase bør forstå?
Vi samler konkrete behov fra salonger, klinikker, behandlere og treningskonsepter: ansatte, rom, depositum, klippekort, medlemskap, påminnelser, venteliste, selvinnsjekk og betaling.
Bestill demonstrasjonMer av produktet
Nettbestilling
Mobilvennlig nettbestilling der kunder velger tjeneste, ressurs, tid, depositum og betaling uten å vente på svar.
Kalender og ansattvisning
Ansattkalender, arbeidstid, rom, stoler, buffere, ferie, betalingsstatus og beskyttelse mot dobbeltbestilling i én operativ visning.
Depositum, pakker og medlemskap
Depositum, gebyr ved uteblivelse, forhåndsbetalte pakker, gavekort, medlemskap og nettbetaling knyttet direkte til hver bestilling.
Kundeprofil og markedsføring
Kundeprofil, behandlingshistorikk, bilder, notater, samtykke, selvinnsjekk, tilbakehenting og omtaleforespørsel etter besøket.