Kundeimport til bestillingssystem

En kundeimport bør flytte det virksomheten trenger for videre bestilling, uten å overføre duplikater, gamle feil og unødvendige personopplysninger. Begynn med formål og datakvalitet, ikke antall rader som kan eksporteres.

Bestem hvilke felt som faktisk skal med

Skil kontaktinformasjon, kommende avtaler, historiske notater og økonomiske rettigheter som gavekort eller klippekort. De har ulike bruksområder og kan trenge ulik behandling. En gammel kunderegistrering dokumenterer ikke automatisk gyldig grunnlag for markedsføring i et nytt system.

Bruk personvernprinsippene som ramme. En teknisk mulighet til å flytte et felt avgjør ikke om det bør flyttes.

Ikke slå sammen kunder bare fordi navnet er likt

To personer kan hete det samme, og familiemedlemmer kan dele e-postadresse. Omvendt kan én person ha byttet kontaktinformasjon. Lag en avklaringsliste for usikre treff fremfor å koble avtaler og verdier automatisk på svakt grunnlag.

Et illustrativt eksempel: To profiler med samme navn har hver sitt klippekort. Hvis de slås sammen feil, kan én person få den andres rettighet. Test derfor både identitet og restverdi, ikke bare at importen rapporterer to vellykkede rader.

Prøv et avgrenset uttrekk

Bruk ufølsomme testdata i et egnet miljø. Kontroller en kommende avtale, en kunde med flere profiler og en utestående rettighet. Sammenlign antall og relevante kontrollsummer før og etter, og noter avvik som krever beslutning.

Avtal skjæringstidspunktet for eksporten. Nye bestillinger etter uttrekket må ha én håndteringsrutine, ellers kan de forsvinne eller bli registrert dobbelt. Unngå at gammelt og nytt system samtidig sender forskjellige påminnelser.

Behold et dokumentert godkjenningspunkt

Ansvarlig bør kunne forklare hvilke felt som ble flyttet, hvilke som ble utelatt og hvorfor. Avklar sikker oppbevaring og sletting av midlertidige importfiler.

Se kundeprofil og personvern i bestilling før dere åpner det nye oppsettet. Ved en gjennomgang av Tase holder det å beskrive datatypene; ikke send komplette kundelister i første kontakt.

Kundedata er bare én del av byttet. Kontroller også buffer og flere ressurser i samme bestilling.