Kundeprofil i bookingsystem: hva trenger du til neste time?

Start med oppgaven før du oppretter feltene

Spør hva medarbeideren trenger å gjøre ved bestilling, ankomst og oppfølging. Et felt som ingen bruker til en konkret oppgave, gjør profilen tyngre å vedlikeholde. Samtidig kan en manglende kontaktmåte skape mye arbeid når en time må flyttes.

Tase handler om bestillingsflyten. En kundeprofil er ikke automatisk en pasientjournal bare fordi løsningen brukes av en klinikk.

Eksempel: kunden må flyttes til en annen medarbeider

En kunde har bestilt en lang behandling hos en medarbeider som blir syk. Bookingansvarlig trenger å finne tjenesten, varigheten og kundens kontaktmåte. Den nye medarbeideren trenger det som er relevant for å gjennomføre besøket. Det er ikke det samme som at alle som håndterer kalenderen trenger full historikk.

Noter at kunden er kontaktet på den aktuelle avtalen. Når ny tid er bekreftet, kontroller at gammel avtale og påminnelse ikke fortsetter som om ingenting har skjedd. Bruk rutinen ved behandlerfravær for hele forløpet.

Unngå at duplikater skaper to sannheter

Samme person kan bestille med to e-postadresser eller få navnet skrevet litt forskjellig. Ikke slå sammen profiler bare på grunnlag av likt navn. Kontroller identiteten med en egnet rutine, og ta vare på forbindelsen til eksisterende bestillinger og betalinger.

Test sammenslåing i et demonstrasjonsmiljø før du bruker funksjonen på virkelige kunder. Se hva som skjer med fremtidige avtaler, historikk og tilgang. En sammenslåing som ikke kan forstås eller rettes, bør ikke utføres på autopilot.

Bestilling og markedsføring er forskjellige formål

Kontaktopplysninger som trengs for en avtale gir ikke i seg selv grunnlag for all senere markedsføring. Hold kundens kommunikasjonsvalg og formålet med hver melding tydelig. En viktig avtaleendring bør heller ikke avhenge av at kunden takker ja til en kampanje.

Les personvern i bestilling og helseopplysninger ved bestilling før dere utvider profilen.

Fem ting å prøve i en demo

Opprett en testkunde, flytt en time, rett en kontaktopplysning, sjekk rollen til resepsjonen og undersøk hvordan utdaterte opplysninger håndteres. Se også om fakturering kan bruke nødvendige opplysninger uten å kopiere hele profilen.

Når den administrative økonomiflyten skal samles, kan ReAI vurderes for faktura og regnskap. Begynn med å beskrive hvilke opplysninger økonomiansvarlig faktisk trenger. En god profil sparer tid fordi riktig person finner riktig informasjon, ikke fordi den inneholder mest mulig.