Bestilling og ReAI

Bestilling og ReAI handler om å føre et komplett salgsgrunnlag fra kalenderen til regnskapet uten at ansatte må registrere samme informasjon på nytt. Tase håndterer kundens bestilling og den operative arbeidsflyten. ReAI er regnskapssystemet som kan ta grunnlaget videre til fakturering, bokføring og oppfølging.

Målet er ikke å sende hele kundeprofilen til regnskapet. Målet er å overføre de opplysningene økonomiflyten faktisk trenger, med en sporbar kobling tilbake til timen og betalingen.

Data som bør følge salget

Behandlingsnotater, allergier og markedsføringssamtykker hører normalt ikke hjemme i regnskapet. Integrasjonen bør derfor bruke et definert datasett, ikke en ukritisk kopi av kundeprofilen.

Fra bestilling til kontrollert salgsgrunnlag

1. Kunden velger tjeneste, tidspunkt og betalingsregel.
2. Tase reserverer riktige ansatte og ressurser og lagrer prisgrunnlaget som gjaldt ved bestilling.
3. Depositum eller forhåndsbetaling kobles til timen med transaksjonsreferanse.
4. Etter oppmøte bekrefter systemet hva som faktisk ble levert, inkludert eventuelle tillegg eller endringer.
5. Bare ferdig og kontrollert grunnlag sendes videre til ReAI.
6. Feil og avvik blir synlige for oppfølging i stedet for å forsvinne i et manuelt mellomsteg.

Denne flyten er særlig viktig når dagens innbetaling ikke er lik dagens inntekt. Et depositum kan være mottatt før tjenesten leveres, og et klippekort kan brukes over flere besøk. Les guiden om dagsoppgjør for konkrete avstemmingsspor.

Kontroller integrasjonen med realistiske eksempler

Før oppstart bør virksomheten teste vanlige og vanskelige hendelser: ordinær time med kortbetaling, bedriftstime på faktura, delvis betaling med gavekort, depositum som trekkes fra sluttbeløpet, ombooking, uteblivelsesgebyr og refusjon. Kontroller at samme hendelse ikke opprettes to ganger hvis en overføring må forsøkes på nytt.

Skatteetaten skiller mellom kontantsalg og fakturering og stiller ulike krav til dokumentasjonen. Bruk Skatteetatens veiledning om inntekter sammen med råd fra regnskapsfører når oppsettet kvalitetssikres.

Se fakturering i ReAI for hvordan et ferdig fakturagrunnlag kan gå videre til utsending og betalingsoppfølging. Les også om fakturagrunnlag fra bestilling og merverdiavgift på tjenester .