To behandlinger, ett rom: stopp ressurskonflikten i booking

To medarbeidere er tilgjengelige klokken 10, men begge tjenestene krever det samme rommet. En kalender som bare kontrollerer medarbeiderens tid, kan da slippe gjennom to avtaler virksomheten ikke kan gjennomføre.

Ledig medarbeider betyr ikke nødvendigvis ledig kapasitet. For tjenester som krever rom, stol eller utstyr, må alle nødvendige ressurser være tilgjengelige samtidig. Start med å beskrive den faktiske bruken før dere bestiller en ny bookingløsning.

Skill tjenestens varighet fra rommets opptattid

En avtale på 45 minutter kan kreve rommet lenger enn kunden er til stede. Klargjøring, rengjøring eller flytting av utstyr kan gi et eget tidsbehov. Bruk reelle rutiner fra virksomheten og avklar om bufferen gjelder medarbeideren, rommet eller begge.

Unngå å forlenge alle kundetimer bare for å få kalenderen til å blokkere rommet. Det kan gi feil informasjon om tjenestens varighet og gjøre det vanskeligere å planlegge andre oppgaver i mellomtiden.

Tegn en konflikt dere faktisk vil forhindre

Et forenklet eksempel:

Kundetidene overlapper ikke, men rommet gjør det. Tjeneste B kan i dette eksemplet ikke starte 10.45 i samme rom hvis A trenger rommet til 11.00. En løsning kan være et annet egnet rom eller et senere tidspunkt, avhengig av tjenestens krav.

Kontroller tre bestillingsveier

Test først en ordinær nettbestilling. Test så at en medarbeider legger inn en time manuelt, og til slutt at en eksisterende avtale flyttes. Samme ressurskonflikt bør bli synlig uansett hvilken vei bestillingen oppstår.

Undersøk også hva som skjer når to personer forsøker å bestille den siste ledige kapasiteten samtidig. En advarsel som bare vises i administrasjonen hjelper ikke kunden som allerede har mottatt en bekreftelse. Be leverandøren demonstrere oppførselen, fremfor å nøye dere med ordet «dobbeltbookingsvern».

Avklar hvilke unntak som er tillatt

Noen tjenester kan bruke flere alternative rom; andre krever ett bestemt rom eller en bestemt utstyrskombinasjon. Lag dette som eksplisitte krav. Det er forskjell på «et av tre rom» og «rom 1 samt apparat A».

Hvis en leder kan overstyre en konflikt, avklar hvem som har myndighet og hvordan medarbeiderne ser beslutningen. Overstyring skal ikke være den vanlige måten å håndtere feil oppsatte ressurser på. Les også ressurskonflikter i bestillingssystem for en bredere kontroll av person, rom og utstyr.

Ta med ett rom og to tjenester til demoen

En konkret prøve gir bedre svar enn en lang funksjonsliste. Be om en gjennomgang av Tase med tjenestelengde, nødvendig buffer og antall egnede rom. Avklar hva den aktuelle løsningen støtter før dere lover kundene flere tilgjengelige tider. Gevinsten dere er ute etter, er bookinger som faktisk lar seg gjennomføre, med mindre manuell rydding i etterkant.