Fra booking til faktura: kontroller endringer før oppgjøret
Skill bestilt, gjennomført, avbestilt og betalt når en tjenestebedrift skal følge opp timene sine.
En full kalender er ikke det samme som gjennomførte tjenester eller betalte salg. Timer flyttes, behandlinger endres, kunder avbestiller og enkelte betaler på en annen måte enn planlagt. Lag derfor en kontroll som følger avtalen frem til økonomisk oppfølging.
Begynn med de statusene virksomheten trenger. Bestilt, bekreftet, gjennomført, avbestilt og betalt beskriver forskjellige ting. Hvis én avkrysning brukes til flere av dem, blir det vanskelig å finne hva som gjenstår.
Avklar hva som oppretter fakturagrunnlag
Bestem hvilken hendelse som gjør at en tjeneste er klar for økonomisk behandling. Det kan kreve at den som utførte arbeidet bekrefter både tjeneste og pris. Ikke la opprinnelig varighet eller en foreløpig bestilling bli fasit uten kontroll.
| Endring | Hva dere bør undersøke |
|---|---|
| Tjenesten ble utvidet | Om pris og varighet er oppdatert |
| Timen ble flyttet | Om gammel avtale fortsatt gir grunnlag et annet sted |
| Kunden avbestilte | Hva som er avtalt og hva som faktisk skal behandles |
| Kunden betalte på forhånd | Hvor betalingen er registrert og hvordan den kobles |
| Feil betaling | Hvem som avklarer differansen |
Et tenkt eksempel med forhåndsbetaling
En kunde betaler før timen, men bytter senere til en annen tjeneste. Dere må kunne finne originalbestillingen, betalingen og den endrede avtalen. Hvis den nye timen behandles som en ny, uavhengig bestilling, kan kunden få både dobbelt krav og feil saldo.
Kontroller sammenhengen før faktura eller annen salgsdokumentasjon opprettes. Hvordan forhåndsbetalingen skal behandles i regnskapet må avklares for den aktuelle tjenesten og ordningen.
Ha én avviksliste ved dagens slutt
Samle avtaler som ikke kan avsluttes automatisk. Bruk navn eller intern referanse på et sted med riktig tilgang, og noter hva som mangler, hvem som følger opp og når neste handling skal skje.
Unngå at resepsjon og regnskapsfører lager hver sin liste uten å vite om den andre. En felles avklart status er mer nyttig enn at alle systemene har hver sin «ferdig»-markering.
Test før du kobler systemene sammen
Bruk en testkunde og gjennomfør en vanlig time, en flytting og en korreksjon. Kontroller hvilke opplysninger som følger med videre, og hva som skjer hvis samme hendelse behandles på nytt. Be om bekreftelse på faktisk støtte for betalingsmåten dere bruker.
Tase handler om enklere timebestilling og administrasjon. ReAI kan være aktuelt for fakturering og regnskapsoppfølging. Den største gevinsten kommer når dere vet hvilken hendelse som er sannheten i hvert steg, og hvem som fanger opp det som avviker.
Fortsett med neste oppgave
Les også nettbasert timebestilling. Hvis kundene bruker gavekort, gir Kear en egen forklaring av saldo, innløsning og avstemming.
Du kan også lese om timebestilling i klinikk.