Dobbeltbestilling oppstår ofte når kalender, rom, ansatte og eksterne avtaler ikke snakker godt nok sammen.
Skrevet og kvalitetssikret av Tase-redaksjonen
Sist faglig vurdert . Guidene vurderer konkrete arbeidsflyter for norske timebaserte virksomheter. Vi skiller mellom produktkrav, praktiske anbefalinger og forhold som må avklares med regnskapsfører eller juridisk rådgiver.
En dobbeltbestilling oppstår når to avtaler reserverer samme kapasitet samtidig. Konflikten kan gjelde en ansatt, et behandlingsrom, en stol, et apparat eller en kombinasjon. Derfor holder det ikke å kontrollere at én kalender ser ledig ut.
Hvor dobbeltbestillinger oppstår
| Konflikt | Typisk årsak |
|---|---|
| Samme ansatt | Manuell avtale og nettbestilling lagres uten felles tilgjengelighetskontroll. |
| Samme rom | To behandlere er ledige, men begge tjenestene krever det eneste egnede rommet. |
| Samme utstyr | Utstyret ligger som notat, ikke som en reserverbar ressurs. |
| Ekstern kalender | Privat avtale blokkerer ikke nettbestillingen, eller synkroniseringen er forsinket. |
| Buffer | Kalenderen reserverer selve timen, men ikke rigging, rengjøring eller journalføring. |
| Samtidige kunder | To kunder får se samme ledige tid før noen av bestillingene er fullført. |
Tilgjengelighet må beregnes i ett steg
Når kunden velger en tjeneste, bør systemet finne alle nødvendige ressurser og kontrollere dem i samme reservasjon. En 60-minutters behandling med 15 minutters rengjøring skal blokkere både behandleren og rommet i riktig tidsrom. Først når alle krav fortsatt er ledige, kan bestillingen bekreftes.
En midlertidig reservasjon under betaling kan være nødvendig, men den må ha kort utløp og frigjøres automatisk hvis betalingen avbrytes. Ellers kan kalenderen se full ut uten at noen faktisk har bestilt.
Bestem hvilken kalender som er kilden
Bestillingssystemet bør være kilden til kundetilgjengelighet. Eksterne kalendere kan blokkere tid, men bør ikke få lov til å endre tjenestevarighet, romkrav eller betalingsstatus. Ved synkroniseringsfeil må ansatte kunne se når siste oppdatering skjedde og hvilken avtale som skaper konflikten.
Les synkronisering med ekstern kalender og ressursstyring av rom for oppsettet rundt flere kalendere og rom.
Test disse scenariene
- To kunder forsøker å bestille samme tidspunkt samtidig.
- To ansatte er ledige, men bare ett behandlingsrom finnes.
- En ansatt legger inn ferie etter at kunden har startet bestillingen.
- En ekstern kalenderavtale flyttes eller slettes.
- Tjenesten endres til en lengre variant etter bestilling.
- Betaling feiler etter at tiden er midlertidig holdt av.
Et godt system skal enten hindre konflikten eller vise et tydelig avvik som kan løses før kunden møter. Se også kalender for behandlingsrom og buffer mellom timer .
Bestill demonstrasjon
Har du en bestillingsflyt Tase bør forstå?
Vi samler konkrete behov fra salonger, klinikker, behandlere og treningskonsepter: ansatte, rom, depositum, klippekort, medlemskap, påminnelser, venteliste, selvinnsjekk og betaling.
Bestill demonstrasjonMer av produktet
Nettbestilling
Mobilvennlig nettbestilling der kunder velger tjeneste, ressurs, tid, depositum og betaling uten å vente på svar.
Kalender og ansattvisning
Ansattkalender, arbeidstid, rom, stoler, buffere, ferie, betalingsstatus og beskyttelse mot dobbeltbestilling i én operativ visning.
Depositum, pakker og medlemskap
Depositum, gebyr ved uteblivelse, forhåndsbetalte pakker, gavekort, medlemskap og nettbetaling knyttet direkte til hver bestilling.
Kundeprofil og markedsføring
Kundeprofil, behandlingshistorikk, bilder, notater, samtykke, selvinnsjekk, tilbakehenting og omtaleforespørsel etter besøket.