Depositum fungerer best når det er tydelig, rettferdig og knyttet til tjenester med høy risiko for tomme timer.
Skrevet og kvalitetssikret av Tase-redaksjonen
Sist faglig vurdert . Guidene vurderer konkrete arbeidsflyter for norske timebaserte virksomheter. Vi skiller mellom produktkrav, praktiske anbefalinger og forhold som må avklares med regnskapsfører eller juridisk rådgiver.
Depositum ved timebestilling kan redusere risikoen ved lange, kostbare eller populære timer. Det fungerer best når beløp og vilkår er proporsjonale med virksomhetens reelle risiko, og når kunden ser hva som skjer ved oppmøte, ombooking og avbestilling før betalingen gjennomføres.
Denne guiden beskriver en praktisk systemflyt, ikke en juridisk vurdering av vilkårene. Virksomheten bør kvalitetssikre avbestillings- og refusjonsregler for sine tjenester.
Når passer depositum?
Vurder depositum når en tom time er vanskelig å fylle, krever kostbare forberedelser eller binder flere ansatte og ressurser. Et fast krav på alle tjenester kan skape unødvendig friksjon. Bruk heller regler per tjeneste, tidspunkt eller kundesituasjon når det er saklig og håndterbart.
| Valg | Hva virksomheten må bestemme |
|---|---|
| Beløp | Fast sum eller andel av prisen, med tydelig totalpris. |
| Frist | Når kunden senest kan avbestille eller flytte timen. |
| Oppgjør | Om depositumet trekkes fra sluttbeløpet ved gjennomført time. |
| Ombooking | Om beløpet følger timen, og hvor mange flyttinger som tillates. |
| Refusjon | Hvilke hendelser gir hel eller delvis tilbakebetaling. |
| Uteblivelse | Hvordan beløpet håndteres når kunden ikke møter. |
Vis regelen før kunden betaler
Bestillingsflaten bør vise depositumsbeløp, totalpris, avbestillingsfrist og hovedregelen for refusjon nær betalingsknappen. Bekreftelsen bør gjenta samme informasjon. Det er ikke nok at regelen bare ligger i generelle vilkår kunden vanskelig kan finne igjen.
Betalingen må knyttes til riktig kunde og time med en transaksjonsreferanse. I kalenderen bør ansatte se om depositum er betalt, avventer, refundert eller feilet. En mislykket betaling skal ikke se ut som en bekreftet reservasjon.
Håndter endringer som egne hendelser
Ved ombooking bør systemet bevare koblingen mellom opprinnelig betaling og ny time. Ved refusjon bør beløp, tidspunkt, årsak og betalingsreferanse lagres slik at dagsoppgjør og regnskap kan avstemmes. Les refusjon av depositum for kontrollpunkter i denne flyten.
Et depositum løser heller ikke uteblivelser alene. Kombiner det med SMS-påminnelser , selvbetjent ombooking og en venteliste ved avbestilling .
Test før lansering
- Kunden avbestiller både før og etter fristen.
- Virksomheten avlyser og må refundere.
- Kunden flytter timen til en tjeneste med annen pris.
- Betalingen feiler eller registreres to ganger.
- En del av beløpet refunderes manuelt.
- Depositumet trekkes korrekt fra sluttbetalingen og kan avstemmes.
Se også oversikten over pakker, depositum og betaling .
Bestill demonstrasjon
Har du en bestillingsflyt Tase bør forstå?
Vi samler konkrete behov fra salonger, klinikker, behandlere og treningskonsepter: ansatte, rom, depositum, klippekort, medlemskap, påminnelser, venteliste, selvinnsjekk og betaling.
Bestill demonstrasjonMer av produktet
Nettbestilling
Mobilvennlig nettbestilling der kunder velger tjeneste, ressurs, tid, depositum og betaling uten å vente på svar.
Kalender og ansattvisning
Ansattkalender, arbeidstid, rom, stoler, buffere, ferie, betalingsstatus og beskyttelse mot dobbeltbestilling i én operativ visning.
Depositum, pakker og medlemskap
Depositum, gebyr ved uteblivelse, forhåndsbetalte pakker, gavekort, medlemskap og nettbetaling knyttet direkte til hver bestilling.
Kundeprofil og markedsføring
Kundeprofil, behandlingshistorikk, bilder, notater, samtykke, selvinnsjekk, tilbakehenting og omtaleforespørsel etter besøket.