Avbestillingsregler

Avbestillingsregler er først og fremst et praktisk verktøy for alle med avtalte timer. Poenget er ikke å digitalisere kalenderen for syns skyld, men å skape forutsigbarhet for kunden og trygghet for kalenderen. Når bestillingen skjer på en strukturert måte, blir det også enklere å følge opp kunden etterpå.

Hva systemet bør håndtere

Slik passer det inn i Tase

Tase bør samle bestillingssystem for salong , nettbestilling og pakker, depositum og betaling i én flyt. For kunden skal det føles som en enkel bestilling. For virksomheten skal det føles som mindre manuelt arbeid, bedre oversikt og færre løse tråder.

Det viktigste er at fristen bør kobles til påminnelser, gebyr og endringslenker. Hvis systemet bare viser en kalender, men ikke forstår reglene rundt tjenesten, blir ansatte raskt nødt til å rydde opp manuelt.

Spørsmål før du velger løsning

• Kan kunden finne riktig tjeneste uten å ringe først?
• Kan ansatte endre kapasitet uten å ødelegge nettbestillingen?
• Viser systemet betaling, depositum og avbestillingsfrist tydelig?
• Støtter løsningen oppfølging etter timen, ikke bare selve bestillingen?

Les også om Samtykke i kundeprofil og Bestilling for hudpleie hvis du vil se hvordan samme bestillingsflyt kan brukes i andre deler av virksomheten.

Slik bør virksomheten vurdere dette

Avbestillingsregler bør vurderes ut fra hverdagen til ansatte og kunder, ikke bare ut fra om systemet har en kalender. For timebaserte virksomheter er målet at kunden finner riktig tjeneste, velger et tidspunkt som faktisk passer, får riktig informasjon og kan endre eller bekrefte uten at resepsjonen må rydde opp manuelt.

Når avbestillingsregler fungerer godt, blir kapasiteten mer forutsigbar. Ansatte ser hva som kommer, kunden vet hva som gjelder, og betaling, depositum, gavekort eller klippekort kan kobles til samme bestilling.

Kontrollpunkter før du velger løsning

Vanlige feil

Den vanligste feilen er å publisere ledige tider uten å tenke gjennom reglene bak. Da kan kunden bestille noe som ikke passer med rom, kompetanse, forberedelser eller betaling. En annen feil er å gjøre nettbestillingen for generell, slik at ansatte må ringe kunden etterpå for å avklare detaljer.

Bruk derfor avbestillingsregler som en del av hele kundereisen: før timen, under besøket og etter betalingen.

Relaterte guider

• Allergier og preferanser
• Gavekort og bestilling
• Kampanjer og bestilling